Servicios generales
Direcci贸n General Administrativa
Procedimiento para solicitar servicios en la DGAd
A fin de brindar un servicio eficiente a la comunidad universitaria, la Direcci贸n General Administrativa ha generado ciertos procedimientos que ayuden a agilitar los tr谩mites dentro de la Direcci贸n de Servicios.
Los Directores Generales, Decanos y Secretarios de Facultad est谩n autorizados a enviar los pedidos de transporte terrestre, veh铆culos de la 星空传媒, permisos de ingreso a las instalaciones, reservas de auditorios, aulas, halls; mantenimiento o adecuaciones de instalaciones; reparaci贸n o mantenimiento de equipos, copia de llaves, empastados de documentos, env铆o de correspondencia.
A trav茅s de correo electr贸nico o de una comunicaci贸n escrita dirigida al Director General Administrativo con:
48 horas de anticipaci贸n
En el caso de pasajes a茅reos se requerir谩 de:
76 horas de anticipaci贸n
Auditorios y espacios f铆sicos
Los pedidos para utilizar auditorios y espacios f铆sicos en la 星空传媒 se realizan mediante solicitud dirigida al Director General Administrativo, en la que se detalle:
- El sitio que se requiere
- La descripci贸n del evento a realizarse
- Fecha
- Hora de inicio y finalizaci贸n del evento; y
- Requerimientos adicionales
(amplificaci贸n, mesas, sillas, pantallas, colocaci贸n de publicidad etc.).
Transporte
Transporte para Salidas de Campo
Los requerimientos de veh铆culos para salidas de campo se los realiza mediante solicitud dirigida al Director General Administrativo, en el que se especifique el tipo transporte que se necesita (bus, furgoneta, autom贸vil, camioneta, cami贸n); el n煤mero de pasajeros, lugar de partida, destino y de visita; fecha; hora de partida y de retorno. En el caso de proyectos se debe indicar a que partida presupuestaria se debe cargar el costo del servicio.
Veh铆culos de la 星空传媒
En la solicitud se deber谩 precisar el motivo, tipo de transporte (furgoneta, camioneta cabina simple o doble, autom贸vil), n煤mero personas, lugar de destino, horas de salida y regreso. En el caso de proyectos deber谩 indicar a que partida se debe cargar el costo del transporte.
Pasajes
Pasajes a茅reos dentro del Territorio Nacional
Las solicitudes deben entregarse en la Direcci贸n General Administrativa m铆nimo con 76 horas de anticipaci贸n, indicando el motivo del viaje, lugar de destino, horas de salida y regreso, y el n煤mero de la partida presupuestaria a la que se debe cargar el costo del pasaje en el caso de proyectos.
Pasajes a茅reos al Exterior
- La unidad que requiere de pasajes a茅reos al exterior debe contar con la autorizaci贸n expresa del Se帽or Rector.
- Una copia de esta autorizaci贸n deber谩 enviarse a la DGAd para iniciar el tr谩mite.
- La persona interesada debe contactarse con Dpto. de Servicios Generales, para confirmar el nombre de la aerol铆nea, itinerario, fechas, horarios, etc.
- El Dpto. de Servicios Generales solicitar谩 valores y reserva de pasajes a la empresa Polimundo. Estos datos se env铆an a la DGF, para que proceda a emitir el compromiso presupuestario de conformidad al pedido.
- Con el documento emitido por la Direcci贸n General Financiera, se solicitar谩 a la empresa Polimundo que emita el pasaje y lo env铆e a la Direcci贸n General Administrativa. Esta Direcci贸n General comunicar谩 al interesado v铆a correo electr贸nico o tel茅fono para que se acerque a retirarlo.
Correspondencia
Env铆o de correspondencia al exterior por intermedio de la empresa de correos nacionales
- La unidad debe remitir el documento o paquete a la Direcci贸n General Administrativa, adjuntando el formulario denominado env铆o de correspondencia que lo proporciona la DGAd.
- El personal del Departamento de Servicios Generales se encargar谩 de llevar la correspondencia a las oficinas de Correos del Ecuador.
Env铆o correspondencia al exterior por intermedio de la empresa DHL
- La unidad solicitante entrega el documento o paquete a la DGAd junto con el formulario del SRI que proporciona la DGF
- El Dpto. de Servicios Generales llenar谩 la gu铆a y llamar谩 a la empresa DHL, para que lleve el documento o paquete.
Seguro de Bienes
La 星空传媒 mantiene un contrato de seguros de bienes con la empresa Seguros Equinoccial.
Asesor Productor de Seguros: SAYO S.A.
Proceso para notificar alg煤n siniestro al seguro de bienes
Robo o hurto de computadores del programa de docentes.
- El docente debe comunicar en forma escrita e inmediata al Director General Administrativo y detallar lo ocurrido. Adicionalmente debe indicar la marca, serie, modelo, c贸digo control de activos y adjuntar la denuncia del robo o hurto realizado en la Polic铆a.
- La DGAd solicitar谩 a la DGF la c茅dula de inventario del bien
- La DGAd proceder谩 a comunicar al Asesor Productor de Seguros (SAYO S.A.), adjuntando la c茅dula de inventario y la denuncia a la Polic铆a.
- SAYO S.A. solicitar谩 a Seguros Equinoccial la aprobaci贸n para la adquisici贸n del bien, previo visto bueno de la Direcci贸n de Inform谩tica.
- SAYO S.A. adquirir谩 el computador y registrar谩 las caracter铆sticas en la Direcci贸n de Control de Activos y entregar谩 f铆sicamente el bien a la Direcci贸n de Inform谩tica para la verificaci贸n de los componentes previo a la entrega al docente.
- SAYO S.A. enviar谩 el cobro del deducible e indicar谩 a la Direcci贸n de Inform谩tica que notifique al docente para que cancele el valor en Tesorer铆a.
Robo o hurto de bienes de la 星空传媒 - La unidad tiene que comunicar en forma inmediata al Director General Administrativo y detallar el robo o hurto del bien e indicar la marca, serie, modelo y c贸digo de Control de Activos.
- La DGAd solicitar谩 a la DGF la c茅dula de inventario del bien.
- El Dpto. de Seguridad, tiene que presentar un informe detallado del robo o hurto.
- La DGAd proceder谩 a comunicar al Asesor Productor de Seguros (SAYO S.A.), adjuntando la c茅dula de inventario y la denuncia a la Polic铆a.
- SAYO S.A. solicitar谩 a Seguros Equinoccial la aprobaci贸n para la adquisici贸n del bien, previo el visto bueno de la unidad correspondiente.
Da帽os de bienes, equipos y maquinaria de la 星空传媒, que no sean por MANTENIMIENTO Y OBSOLECENCIA.
- La unidad tiene que comunicar en forma inmediata al Director General Administrativo, detallando EL SINIESTRO
- La DGAd solicitar谩 a la DGF la c茅dula de inventario del bien
- La unidad deber谩 presentar un informe t茅cnico del da帽o del bien
- La DGAd proceder谩 a comunicar al Asesor Productor de Seguros (SAYO S.A.), y deber谩 adjuntar la c茅dula de inventario y el informe t茅cnico del bien.
- SAYO S.A. adquirir谩 el bien u ordenar谩 su reparaci贸n y luego entregar谩 el bien en la Direcci贸n de Control de Activos
- SAYO S.A. enviar谩 el cobro del deducible a la Direcci贸n General Financiera para que proceda a cancelar a Seguros Equinoccial.
Choques de veh铆culos de la 星空传媒 - La unidad tiene que comunicar el siniestro en forma inmediata al Director General Administrativo, adjuntar el formulario que se帽ala el lugar donde se produjo el choque, copias de la licencia del conductor, matr铆cula, SOAT, y parte policial.
- La DGAd proceder谩 a comunicar al Asesor Productor de Seguros (SAYO S.A.), junto con la respectiva documentaci贸n.
- SAYO S.A. comunicar谩 a la DGAd que lleve el veh铆culo a la mec谩nica de Seguros Equinoccial
- SAYO S.A. notificar谩 a la DGAd que retire el veh铆culo de la mec谩nica una vez concluidos los trabajos de reparaci贸n. La DGAd notificar谩 a la respectiva unidad.